Les entrepreneurs indépendants ont de multiples responsabilités et leur liste de choses à faire semble dépasser le nombre d’heures disponibles dans une journée. Un moyen efficace d’éviter l’épuisement est d’engager un assistant virtuel pour gérer les tâches administratives et les fonctions secondaires de votre entreprise.
Mais il peut être difficile de déterminer à quel moment exactement les dépenses supplémentaires d’un assistant virtuel seront rentables pour votre entreprise. Voici donc quelques signes indiquant que votre entreprise de freelance a besoin d’un assistant virtuel. Nous avons également dressé une liste des meilleurs endroits où trouver un assistant virtuel.
Signes que votre entreprise freelance a besoin d’un assistant virtuel
Certains signes indiquent que votre entreprise de freelance a un besoin urgent d’un assistant virtuel :
Vous ne pouvez jamais faire de pause
Il y a plusieurs raisons d’envisager de se débrancher pour trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Cela permet d’assurer la productivité et d’augmenter la concentration. Mais si vous redoutez de faire une pause en raison du nombre de tâches qui s’accumulent en votre absence, il est grand temps d’envisager l’embauche d’un assistant.
Un assistant virtuel compétent peut prendre en charge des tâches répétitives, comme répondre à des courriels, traiter des demandes et assigner des tâches. Cela permet de s’assurer que tout se passe bien, même lorsque vous êtes en pause.
Vous passez moins de temps à développer votre entreprise
Le travail administratif peut occuper une grande partie de votre journée. Mais si un assistant virtuel s’occupe de toutes ces tâches opérationnelles, vous pourrez vous concentrer sur le développement de votre entreprise.
Vous pouvez consacrer plus de temps à la compréhension de votre public cible. Le contenu des médias sociaux peut alors être adapté pour élargir votre base de clients. Vous aurez également plus de temps pour entrer en contact avec de nouvelles personnes et gagner plus de clients freelance grâce au réseautage.
En outre, avec l’aide d’un assistant virtuel, vous pourrez consacrer plus de temps à la recherche de nouvelles opportunités de croissance. Cela vous aidera à diversifier les sources de revenus de votre entreprise. Vous pouvez également améliorer vos services en acquérant de nouvelles compétences qui vous permettront de fixer de meilleurs tarifs et de gagner potentiellement plus.
Vos documents et votre calendrier ne sont jamais organisés
Une documentation inefficace et un agenda encombré peuvent avoir un impact négatif sur la productivité de votre entreprise. Vous risquez d’égarer des documents importants, tels que des mémoires de clients, des procès-verbaux de réunions et des comptes rendus de réunions.
Un calendrier désordonné peut également vous faire manquer des échéances importantes ou, pire encore, une réunion. De tels incidents peuvent entraîner la perte d’un client. Ils peuvent donc ajouter au stress des entrepreneurs indépendants.
Heureusement, un assistant virtuel peut s’occuper de toutes les tâches organisationnelles. Il peut s’agir de maintenir un système de classement numérique, de gérer votre calendrier et de prendre des notes sur les documents des clients. Un tel niveau d’organisation vous permettra de vous assurer que tout se passe bien et vous aidera à fournir un meilleur service à la clientèle en tant que travailleur indépendant.
Les meilleurs endroits pour embaucher un assistant virtuel pour votre activité de freelance
Voici quelques-unes des plateformes les plus réputées où vous pouvez entrer en contact avec des assistants virtuels qualifiés :
Upwork
Upwork est une plateforme bien connue pour l’embauche de travailleurs indépendants. Pour commencer, inscrivez-vous en tant que client. Une fois votre compte vérifié, vous devrez créer une offre d’emploi indiquant les exigences spécifiques que vous recherchez chez un assistant virtuel.
Veillez à expliquer vos exigences en détail afin que les freelances puissent facilement juger s’ils correspondent au poste. Vous pouvez également demander aux candidats d’ajouter un mot ou une phrase spécifique au début de leur proposition afin de vous assurer qu’ils lisent l’intégralité de l’offre avant de postuler.
Si la gestion d’une offre d’emploi n’est pas votre tasse de thé, vous pouvez également taper « assistant virtuel » dans la barre de recherche. Cela vous permettra de contacter directement les meilleurs assistants virtuels sur Upwork, en fonction de leurs performances et de leur expérience.
Quelle que soit la solution choisie, Upwork vous permet de discuter directement avec les freelances. Vous pouvez discuter avec eux du paiement et d’autres exigences avant d’envoyer le contrat d’embauche.
Bien qu’Upwork ne fasse pas payer les clients pour la publication des offres d’emploi, il facture des frais de service qui peuvent varier en fonction du paiement total que vous avez effectué au freelance au fil du temps. La fonction de dépôt fiduciaire (Escrow) renforce la sécurité de votre paiement et vous évite de vous faire escroquer.
LinkedIn est une autre plateforme de confiance pour les recruteurs. Vous pouvez y publier une offre d’emploi et attendre que les assistants virtuels en herbe postulent. LinkedIn vous recommandera également des utilisateurs prometteurs qui correspondent à vos exigences.
Vous pouvez même rechercher des assistants virtuels dans la barre de recherche de LinkedIn. La plateforme dispose de plus de 40 filtres avancés qui peuvent vous aider à affiner votre recherche. Vous pouvez consulter les profils des assistants virtuels que vous jugez aptes à remplir le rôle et communiquer avec eux directement via la plateforme.
Fiverr
Fiverr est une plateforme de freelancing qui utilise un système de « gig » où les freelances fournissent des services à des prix différents. Contrairement à Upwork, il n’y a pas de compte séparé pour les recruteurs.
Vous pouvez soit publier une offre à laquelle les freelances peuvent répondre, soit rechercher directement des offres d’assistants virtuels. Lorsque vous cliquez sur le profil d’un contrat, vous pouvez voir les services proposés, la structure tarifaire et les commentaires des utilisateurs.
La plateforme facture des frais de service, qui peuvent varier. Assurez-vous de vérifier les frais en vigueur sur la plateforme avant d’effectuer une transaction. En retour, vous bénéficiez d’un service de dépôt fiduciaire qui vous garantit une transaction équitable et sûre.
Baisser de rideau
Belay est une société de conseil qui aide les entreprises à recruter des assistants virtuels. Une fois votre compte vérifié, la plateforme vous mettra en relation avec un représentant dédié qui vous aidera à trouver un assistant virtuel en fonction de votre budget et de vos exigences professionnelles.
Cela signifie que vous n’avez pas à passer par le processus fastidieux d’examen de différents CV et de présélection des candidats. L’ensemble du processus se déroule à distance et, une fois la présélection effectuée, un appel de démarrage est organisé. Le candidat est engagé après votre approbation, et Belay effectue des contrôles réguliers pour vous soutenir, vous et votre assistant virtuel.
Un assistant virtuel peut aider votre activité de freelance à atteindre de nouveaux sommets
Il est important de reconnaître les signes indiquant que vous avez besoin d’un assistant virtuel si vous voulez développer votre activité de freelance à son véritable potentiel. Il s’agit notamment du manque de temps pour faire des pauses, commercialiser vos services ou développer vos offres.
Si vous cherchez à embaucher un assistant virtuel, Upwork et Belay sont deux plateformes de confiance qui conviennent parfaitement aux contrats à long terme. Fiverr est très facile à utiliser et LinkedIn dispose de l’un des plus grands viviers de chercheurs d’emploi. Mais avant de créer une offre d’emploi sur LinkedIn, assurez-vous que votre entreprise a une présence décente sur la plateforme.